29.12.2022
Обязательство вступит в силу 01.01.2023 (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н, Приказ Минфина 15.04.2021 № 61н). С этого же периода организации должны начать применять новые формы первичных документов.
Перейти на электронный документооборот и использовать унифицированные формы электронных бухгалтерских документов с 01.01.2023 должны:
- организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации и муниципальных образований,
- федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные казенные организации,
- другие получатели бюджетных средств.
Приказ Минфина 15.04.2021 № 61н утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.
К таким документам относятся:
- первичные учетные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и проч. — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
- регистры бухгалтерского учета: журнал операций по забалансовому счету, карточка учета имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).
В методических указаниях сказано, что электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), а в отдельно оговоренных случаях — простой электронной подписью. Например, на акте о консервации (расконсервации) ОС председатель комиссии должен поставить квалифицированную подпись, а остальные участники комиссии – простую.
Рекомендации (принципы) хранения цифровой документации приведены в приказе Минкультуры от 31.03.15 № 526. Они не являются обязательными, но участники электронного документооборота обычно их придерживаются. Перечислим основные правила.
Во-первых, электронные документы в общем случае хранятся в двух экземплярах, каждый – на своем физическом носителе.
Во-вторых, сохранность сведений на указанных носителях проверяется не реже, чем один раз в 5 лет.
В-третьих, при повреждении данных файлы переписываются на новый носитель с обеспечением полноты, аутентичности, целостности, достоверности и неизменности электронной информации.
В-четвертых, при хранении должна быть исключена вероятность утраты, искажения, уничтожения и незаконной рассылки файлов.
До 1 января 2023 г. организации должны:
- назначить лиц, ответственных за создание и хранение электронных документов;
- разработать перечень унифицированных форм электронных документов, которые учреждение станет использовать в своей деятельности (выбрать из форм, утвержденных приказом № 61н);
- внести соответствующие дополнения в учетную политику на 2023 год.
Поскольку с 2023 г. учреждения бюджетной сферы обязаны составлять электронные документы, их отсутствие грозит административным штрафом на основании статьи 15.11 КоАП РФ.
Санкцию назначат должностному лицу в размере от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 руб. Также возможна дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Помощник прокурора Куйтунского района А.А. Григорьева